Meeting Roles and Scripts / ミーティングの役割とスクリプト例

Manual / マニュアル
English: Toastmasters International, Meeting Roles (Competent Communicator Manual巻末と同じ内容です)
日本語:日本語版マニュアル、ミーティングの役割、抜粋コピー pdf

1. How to do with CL manual / CL Manual の使い方

2. Meeting Roles & Scripts / ミーティングの役割とスクリプト
A. Ah-Counter
B. Evaluator (Speech Evaluator)
C. General Evaluator (GE)
D. Grammarian
E. Jokemaster
F. Speaker (Prepared Speaker, PS)
G. TABLE TOPICS™ Speaker (TTS)
H. Thought of the Evening
I. Timer
J. Toastmaster of the evening (TOE)
K. Topicsmaster (Table topocs master, TTM)
L. Vote counter

3. Meeting Agenda / 例会のプログラム

 

1. How to do with CL manual / CL Manual の使い方

cl-manualCompetent Leadership Manual を略して、CL manual と言います。
CL manual は、ミーティングの役割やクラブの運営に関わる役割を通じて、意識的にリーダーシップを形成することを目的に構成されています。
CL manual のミッションはランダムに進めます。
CL manual のミッションには、2回分のスピーチも入っています。
‘Vote counter’, ‘thought of the day’ and ‘Joke master’は、CL には関係しません。

ホームワーク
1) CL manual (Competent Leadership Manual)の最終ページ(p.64)の“Project completion record”表を開いて下さい。
cl_s

Project欄には、各プロジェクトの達成条件が表されています。
たとえば「Complete 3 of 4」と書かれているプロジェクトは、3項目を済ませるとプロジェクト完了です。「Timer + 1」なら、Time 1回とその他の何れか1つを終えるとプロジェクト完了です。

2) あなたの次のアサインメント(担当する役割)が“Project completion record”表の、どのプロジェクトにあるか調べます。 (完了したプロジェクト以外で。)

例:
– Ah-counter = Project 1: listening.
– Timer = Project 4: Time management
– Speech Evaluator = Project 1: Listening, Project 2: Critical Thinking, Project 3: Giving Feedback, etc.

3) 指定されたプロジェクトの解説と、自分の役割のevaluation guide を読んで、プロジェクトとミッションのポイントを理解します。

例:
Ah-Counter、Speech evaluator (1回目)、Grammarian (1回目)、Tabletopics Speaker (1回目)のいずれかなら、Project 1: listening (p.6 – 7)の解説を読みます。
次に、Evalution Guide For Listening のページ(p.8 -9) を読んで、今回、自分のパフォーマンスの何が評価されるのか調べます。

例:Grammarian (2回目)なら、Project 2 Critical thinking の解説 (p.10-11)を読み、p.12 のEvaluation guideを読んで評価される項目を把握します。

ミーティングでは
1) CL マニュアルを指定された相手と交換します。
2) お互いの performance の論評をお互いのマニュアルに書きます。
3) CLマニュアル最終ページ(p.64)の“Project completion record”表に、今日のアサインメントの日付を記入します。
4) CLマニュアルの1つのプロジェクトを終えたら、教育担当役員のサインを貰います。

Tsukuba Starlight's way of manual exchange

Tsukuba Starlight’s way of manual exchange


Home work:
1) Open page 68 of CL manual (Competent Leadership Manual). You will find the“Project completion record” table.
2) Guess, where is your assignment listed.
Examples:
– Ah-counter = Project 1: listening.
– Timer = Project 4: Time management
– Speech Evaluator = Project 1: Listening, Project 2: Critical Thinking, Project 3: Giving Feedback, etc.

There are descriptions of requirement like “Complete 3 of 4”. If a project requires to “Complete 3 of 4”, you need to fulfill 3 assignment and you don’t need to fill column.
3) Read the Project page
If your project is Project 1: listening (CL#1), please read Project 1 pages, and check your assignment.

At the meeting:
1) Exchange your manual with designated evaluator.
2) Please do mutual evaluation.
3) When you complete one project, please be signed by officer.

2. Meeting Roles & Scripts / ミーティングの役割とスクリプト例

 

A. Ah-Counter
Manual in TMI site
1 minute
(script / スクリプト)

Ah カウンターの目的は、メンバーが意識せずに不必要な音声を発していることに気づいて貰うことにあります。
不必要な音声は、聞き手の理解を妨げて、話の内容を伝わりにくくします。
Ah, eh, um, “you know”, well, 同じ言葉の重複, ためいき, etc. (日本語では、あのー、その、エート、まぁ、etc.)
SpeakerとEvaluatorだけでなく、全ての参加者の発する不必要な音声をカウントして、数字を発表して下さい。1人48個、60個でも全然構いませんので遠慮なく発表してください。カウントしなかったり、気の毒だと思って発表しなかったりするのは、お互いの向上の妨げになりますので、キビシクお願いします。^^

 

B. Evaluator (Speech evaluator)
Effective evaluation (TMI Manual English version)
効果的な論評 (TMIマニュアル日本語版)
General explanation in TMI site (English)

2-3 minutes +/- 30 seconds margin

CCマニュアル(Competent communication manual)にあるスピーチのobjectives (目標)を先に読んでおきます。そして、出来ていた点,優れていた点を誉めてあげます。
欠点を指摘するのではなく、自分ならこんな風にやる、と具体的に例示します。(欠点は指摘しただけでは将来の向上につながりません。)
サンドウィッチメソッド(良い点を1〜3点+改善のための具体的なアドバイス+良かった点のまとめ)が推奨されます。
論評の中で伝えにくい点があれば、Manual 中の Evaluation ページに記入してもいいですし、例会後に個人的に伝えてもよいでしょう。

個人論評はあなたの感想を述べる場ではありません。Individual Evaluator の主要な任務はマニュアルでSpeakerが実施したプロジェクトのページに記載されている目標がいかに達成されたかを評価することです。そのためにIndividual Evaluator はSpeakerが実施するプロジェクトのマニュアルを事前によく読んでおく必要があります。もしアドバンスマニュアルの評価で、あなたがそのマニュアルを持っていない場合は、Speakerにコピーを送ってもらいましょう。

 

C. General Evaluator (GE)
Manual in TMI site, (script / スクリプト)

Home work
・CCマニュアルのAbout your club (p.71)を読んで、役割への理解を深めます。
・CLマニュアルのプロジェクトの説明を読みます。(GE1回目なら、CL Project 2, p.10の解説)

At the meeting
General Evaluator の仕事は、Evaluator が論評するPrepared speach 以外の、ミーティングの準備から最後までの全てを論評を行うことです。ミーティング全体が見渡せるようポディウムの正面に座ると良いでしょう。
論評はサンドウィッチメソッドを心掛けて下さい。
・会場準備、Thought of the day, Tabletopics master と table topics speakers, meeting helpers (Ah-counter, timer, vote counter, grammarian)に言及して、良い点を賞めて、改善のためのreccomendationがあれば具体的に伝えて下さい。全員の前で伝えるのにふさわしくない点があれば、個人的に伝えると良いでしょう。
GEの特に重要な仕事は、一人ひとりの evaluator の evaluation speech についての論評です。一人ひとりのevaluatorについて、良かった点を指摘して賞め、room of improvementがあれば具体的な方法を示してアドバイスして下さい。
Prepared speaker については、Evaluator が論評をしますので、触れる必要はありません。

 

D. Grammarian
Manual in TMI site, 1 minutes for introduction and 2 minutes for report
(script / スクリプト)

Grammarianは重箱の隅をつっつくような役割ではないので、ご心配ありません。自分の分かる範囲で役目を務めて下さい。トーストマスターズクラブは練習の場ですから、お互いに間違えて当然です。

Before the meeting
・Word of the evening (大体は形容詞か副詞)とその説明を準備します。
・必要に応じてスクリプトを用意します
At the meeting
・役割とword of the evening を紹介します。
・ミーティングの中で、1) 自分にとって新しい表現や良い表現、2) 明らかな文法的エラー、3) word of the eveningを使った人と回数を記録します。
・Grammarian reportで、カテゴリー1) 2) を適宜紹介し、3) word of the eveningの結果を報告します。

明らかな文法的な間違いに気付いたら、たとえば次の様に話します。
I noticed some inconsistencies between sex and pronoun, tense, etc. One example was “Hanako is a good girl. He often helps friends.” I thought Hanako to be a girl and pronoun would be “she” instead of “he”. Grammatical deference between mother language and English causes such errors. Let’s pay attention each other.
話した本人も大体は気付いていますし、お互いに苦笑するくらいで終わります。^^ 良いフィードバックを与えて、お互いに向上しましょう。

 

E. Jokemaster
1 minutes, (see ‘Thought of the day’ Script / スクリプト)
Joke master は、ミーティングの終わりに、1つのジョークでみんなで笑って楽しい気持ちで帰りましょう。という意味があります。
ジョークを自分で作る必要はなくて、どこかから探してきたもので結構です。
当番の人にとって、話の口調や、オチを言う前の間の取り方、など、ドラマチックな話し方を考える練習になります。 

 

F. Speaker (Prepared Speaker)
Manual in TMI site

1) 最初のスピーチ(Ice breaker)を準備をする場合は、「1.新メンバーの皆さん」を読んで下さい。
2) 3回までのスピーチについては、メンターにスクリプトを見せて相談することができます。
3) Competent Communication Manual (CC Manual) のProject を参考にスピーチの準備をして下さい。
 人によって話す速さが違いますが、80-100 words / 1分が制限時間に納めるための安全圏と思います。
4) ミーティングの前日までに、スピーチタイトルをeasySpeakに登録して下さい。
こちらにやり方があります。
5) リハーサルをします。
声の出し方やジェスチャーについてのマニュアルがTMIサイトにあります。一度読んだら、時々読み返してみると良いでしょう。
http://www.toastmasters.org/Members/MemberExperience/NewMember.aspx
Your Speaking Voice / 声の使い方(日本語版)
Gestures: Your Body Speaks / ジェスチャー:スピーチは体でするものだ(日本語版)

 

G. TABLE TOPICS™ Speaker (TTS)
Manual in TMI site

1-2 minutes +/- 30 seconds margin

当てられるとドキドキしますが、練習なので、気を楽にして下さい。だんだん慣れて長く話せるようになります。

TMIのサイトには答え方の参考にできるマテリアルがあります。
Tackling TABLE TOPICS™
Think Fast! Table Topics™ Handbook (manual)

 

H. Thought of the Evening
1 minute
(example script / スクリプト例)

英語でも日本語でも、格言(quote)を引用すると話を格調高いものにできます。
Thought of the day の役割は、将来に備えて Quote のネタ帳作っておきましょう,と言う意味があります。

短いオープニング、
Quote 人名、を2回繰り返してゆっくり言い、
短い結び、

30-60秒で納まるのが理想と言われています。

TMI manual では INVOCATIONS AND PLEDGESとして解説されています。

Invocations and pledges are popular ways to open club meetings. They are usually one or two minutes in length, delivered by a designated club member, and are entirely optional. If your club chooses to open a meeting with an invocation or pledge, always take care to respect the diversity of cultures and religions in the audience.
The decision to open club meetings with an invocation or pledge is made by majority vote at a club business meeting, with a majority of active members present. Club leaders are responsible for arranging and abiding by this vote.
(from MASTER YOUR MEETINGS, A Guide to Quality in the Club. TMI, item 1312)

 

I. Timer
Manual in TMI site
1 minute
(script / スクリプト)

 

J. Toastmaster of the evening (TOE)
Manual in TMI site
(script pdf / スクリプト pdf, word file / wordファイル)

Toastmaster of the Evening の仕事は regular meeting の総合司会です。
オープニング、Role takersの紹介(Table topics master, prepared speakers, general evaluators)、そしてAward session (授賞式) をします。

1回目はすごく緊張しても、2回目、3回目とどんどん楽になっていきます。仕事上の司会もすごく楽になりますので Let’s challenge! Toastmasters clubは練習の場です。

・Mailing listやeasySpeakの メール機能を使って,メンバーに連絡できます。

Home work
・CCマニュアルのAbout your clubを読んで、役割についての理解を深めます。
・CLマニュアルのプロジェクトの説明を読みます

(script / スクリプト例, word file / wordファイル)
・1分以内のOpening の挨拶を考えておきます。

次の様な例が考えられます。 “Thank you for your kind introduction. I’m XXX XXX, toastmaster of this evening. This is my first challenge. I’m thrilling to control this meeting! Let’s enjoy this evening with me!” また、ニュースや季節などについて何かポジティブなコメントをして、ミーティングのスタートにしてもいいでしょう。

・事前にeasySpeakのプログラムを調べます。決まっていない役割については役員にご相談下さい。
Prepared speaker に、スピーチタイトル・スピーチプロジェクト・スピーチとスピーカーで紹介してもらいたい内容を、◎◎日までにEasySpeakに入力するように呼びかけます。(入力の手順はこちらのページにあります))
General evaluator・Tabletopics master の紹介 も考えます。
・ミーティング前日頃に、EasySpeakにあるプログラムを必要部数印刷します。枚数は役員に確認して下さい。
(印刷の手順はこちら
・EasySpeakにある、Prepared speaker 紹介用の sp.intro を手元資料として印刷します。(オプショナル)(印刷手順はこちら

(有料のコピー機を使ってプログラムを印刷した場合は、レシートを会計に提出して請求下さい。)

At the meeting
・ミーティングが明るく親しみやすい雰囲気になるよう心掛けます。
・タイマーと協力してタイムマネジメントしてください。
・1つのスピーチが終わったら、コメントを書く時間を1分間計測するようタイマーに頼んでも良いかもしれません。

・挨拶を1分程度話します。
・プログラムに沿って、担当者を暖かく紹介し、それぞれのセッションを進めます。
Speaker の紹介の目的は、スピーカーがスピーチに集中するとともに、聴き手がプロジェクトの目的を理解しながら聞けるようにことです。そのために、Speech title, Project, objective を必ず話して下さい。
・1つのスピーチが終わったら1分間のコメントタイムをとります。そして次のスピーカーを明るく紹介します。
・Award sessionを終えたら、ミーティングのコントロールを presiding officerに渡します。

 

K. Topicsmaster (TableTopics Maters, TTM)
Manual in TMI site

script / スクリプト pdf, word file

Tabletopics masterは、自分の話す時間を少なめにして、できるだけ多くのメンバーが回答できるように考えます。

Homework:
・CCマニュアルのAbout your clubを読んで、役割についての理解を深めます。
・CLマニュアルのプロジェクトの説明を読みます
・7-8問の質問を用意します。(時間が余ったときのために質問は多めに。)

Before the meeting
・回答者候補のリストを作ります(ミーティング前に)
   役割がない人が回答者候補です。
   easySpeakのAgenda画面に、”Show # of Roles” というリンクがあります。
   これをクリックすると、役割のない人が誰か分かります。

   回答者から除外:Prepared Speaker, timer, Ah counter, Toastmaster of the Evening, General Evaluator )
   優先的な回答者:役割のないメンバー 、他のクラブから来たトーストマスター
   次の候補: Thought of the Evening, Joke master, Evaluator
   その次の候補:その他のメンバー、ゲスト
At the meeting
・Opening 30秒以内を目安にするといいと思います。
・質問を言い、それから誰かに当てます。
(「○○さん、○○についてどう思いますか?」というのはまずいスタイルです。)
●参加者全員が、自分に当たったらどう答えようかと考える時間を持てることが重要なので、質問を言ってから10−15秒ほど必ず間を置いて下さい。その後で、誰かを指名して下さい。
・全ての質問を終えたら、Timer’s reportを求めます。

テーブルトピックは多くのバリエーションが可能です。
1問1答(通常よく見られる方法です)
Pros and Cons
(1つの問題に対して、1人にYes か Noかの回答をしてもらい、もう1人にその問題について反対の意見を言って貰う)
例:Q: “What do you think about merger of Tsukuba city and Tsuchiura city.”
Toastmaster A “I completely disagree with the merger. 理由、結論。”
Toastmaster B (TM Aの反対を言わないとならないので) “I totally support the idea of the merger. Because…”
Story telling
Home work: 事前に小さな紙に色々な言葉を書いて用意しておきます。
At Tabeltopics session
1人を当てて2枚を引かせ、その2枚に書かれた言葉と’word of the evening’を入れた物語を話して貰います。
2人目を当てて、同じく2枚の紙を引いて貰い、その2枚に書かれた言葉と’word of the evening’を入れた、物語の続きを話して貰います。
…~ 時間までその手順を繰り返します。
debate
Home work: 質問を1つ用意します。
At Tabele topics session:
質問を言います
賛成の回答者 3名、反対の回答者 3名のボランティアを募ります。
賛成反対の代表者のコイントスまたはジャンケンで、先攻後攻を決めます。
先攻・後攻のチームは1分ほど作戦会議をします。
先攻のスピーカーが 45秒話したら、タイマーはベルを鳴らし、話を打ち切ります。
後攻のスピーカー 45秒話したら、タイマーはベルを鳴らし、話を打ち切ります。
全員話すまで続けます。
全員が話し終わると、Tabletopics masterは、どちらのチームの勝地だと思うか挙手を求めます。
また、6人のうちの誰が一番良い話だったか、ballot sheet で投票します。
物語仕立て
1つの物語(知られていない物語)を選び、あらすじを20秒ほど話して、自分が登場人物ならどうするか質問します。
それを物語の終わりまで続けます。
その他
他にも色々なバリエーションがあります。Toastmasters tabletopics variation などで検索するといろんなアイディアが見つかります。

 

L. Vote counter
1 minute, (script / スクリプト)

 

3.Meeting Agenda / 例会のプログラム

Opening (Presiding officer / 役員)
Thought of the day (Introduce a Quote 1min.)
1. Business Session (Chair / 司会: Presiding officer / 役員)
2. Educational session (Chair / 司会: Toastmaster of the Evening)
  Helpers: grammarian, Ah counter, Timer, Vote counter
2.1 Tabletopics session (Chair / 司会: Tabletopics Master)
  short impromptu speech in 1-2 min.
2.2 Prepared speech session (Chair / 司会: Toastmaster of the Evening)
  Icebreaker 4-6 min.
  usually 5-7 min. speech. (Some are 8-10, 10-15min.)
2.3 Evaluation session (Chair / 司会: General Evaluator)
  Evaluation of prepared speeches
  Report of grammarian, Ah counter,
  General evaluation (Evaluate everything except for prepared speeches)
2.4. Award session (Chair / 司会: Toastmaster of the Evening)
  Best table topics speaker award (tentative 1st, 2nd and 3rd award)
  Best evaluator award
  Best prepared speaker award
3. Business session (Chair / 司会: Presiding officer / 役員)
Joke of the Evening (1 min.)
Adjourn (Presiding officer / 役員)

最終更新: 2017.4.7